Politique de protection

des données à caractère personnel

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Dans le cadre de la navigation sur le site www.csevivendi.com, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE Vivendi est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE Vivendi (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE Vivendi, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.

1. Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE Vivendi ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE Vivendi peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par le CSE Vivendi via le service des ressources humaines sont : le nom, le prénom, le matricule, les dates d’arrivée et sortie, et le type de contrat. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les données traitées par le CSE Vivendi, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

a) Pour l’identification de l’employé :

• nom, prénom, coordonnées professionnelles, date de naissance (facultatif), coordonnées personnelles (facultatif) ;
• le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence.

b) Pour la situation familiale :

• situation matrimoniale (facultatif) ;
• personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, à charge ou non, sexe (facultatif) ;

c) Pour les éléments professionnels :

• matricule interne, date d’embauche, statut (facultatif), date de sortie ;

d) Pour la situation financière :

• Montant du revenu imposable et part fiscale (avis d’imposition) (facultatif) ;
• références du compte bancaire (facultatif).

Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé et ce, sans que la responsabilité du CSE Vivendi puisse être engagée.

e) Pour les prestations offertes :

• nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin, lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille…) ;
• montant de la prestation, type de paiement (carte bancaire, chèques), références du moyen de paiement, pour les subventions (justificatifs détaillés).

2. Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE Vivendi peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit ;
• Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires… ;
• Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions…

Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
-attribution de subventions : garde d’enfants, emploi de personnel à domicile, sports, activités culturelles, activités extra-scolaires, médaille du travail, voyage…
- attribution de primes crèche, garderie ou nourrice, bourses, ou prêt à la consommation ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.

• Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des événements… ;
• Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces ;
• Respect de la réglementation en vigueur.

3. Durée de conservation

Le CSE Vivendi ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE Vivendi est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales et sociales) :

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
• Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
• Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4. Destinataires des Données

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE Vivendi sont :

• EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub ;
• Banque (Société Générale) dans le cadre de versement des subventions aux bénéficiaires ;
• Paybox pour le paiement en ligne ;
• Edenred Meyclub ;
• Expert-comptable du CSE ;
• Prestataires et fournisseurs de services et de chèques cadeaux ;
• Organismes de voyage ou équivalent.

5. Sécurité des Données

Le CSE Vivendi s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE Vivendi veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

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6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès de Le CSE Vivendi en envoyant votre demande :

• par courriel à l’adresse : cse@vivendi.com
• par courrier postal à : CSE VIVENDI – 42 avenue de Friedland 75008 PARIS

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Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :

• par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
• par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff

7. Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : CSE Vivendi – 42 avenue de Friedland 75008 PARIS.

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9. Modification de la Politique de protection des données

Le CSE Vivendi est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.